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“Ohne Spesen, nichts gewesen!”: Reisekostenabrechnung 2.0 mit voya

Veröffentlicht: 20/02/2023

Expansemanagement

voya gibt’s jetzt auch mit Reisekostenabrechnung: digital, einfach und sicher

Wer geschäftlich schon mal unterwegs war, weiß, dass im Anschluss eines ganz gewiss wartet: die Reisekostenabrechnung. Mit ihr verbunden ist meist ein Haufen Papier in Form von Belegen sowie ein Einreichungs- und Freigabeprozess mit mehreren Beteiligten, nicht selten mit hohem Zeitaufwand und der ein oder anderen Rückfrage. Alles in allem eilt ihr kein guter Ruf hinaus, die Reisekostenabrechnung ist für die Meisten ein notwendiges, aber unliebsames Übel, um das sie nicht herumkommen.

So ist es kein Zufall, dass wir uns dieser Thematik, die vielmehr eine Problematik ist, angenommen und voya um eine Reisekostenabrechnungsfunktion ergänzt haben. Integriert in die Anwendung, ist die Reisekostenabrechnung über die mobile App (iOS und Android) möglich: Belege können per In-App Kamera erfasst, digital eingereicht und freigegeben werden. Warum davon alle Beteiligten profitieren und welche Vorteile die voya Reisekostenabrechnung bietet, erklären wir in diesem Artikel.

Zunächst aber lohnt sich ein Blick in unser “kleines Reisekostenabrechnungs 1×1” (inspiriert von der HR-Plattform HR-heute), anhand dessen deutlich wird, wie kompliziert die “klassische” Reisekostenabrechnung eigentlich ist und wie einfach sie dank voya wird.

Was ist überhaupt eine Reisekostenabrechnung?

In der Regel entstehen bei jeder Geschäftsreise Kosten: Für Transport, Unterkunft und Verpflegung zum Beispiel. Diese Kosten können direkt vom Arbeitgeber oder vom Mitarbeitenden ausgelegt und im Anschluss erstattet werden. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz wird die Reise dokumentiert und die Belege zu den Kosten gesammelt. Idealerweise gelten in Unternehmen definierte Reiserichtlinien, die transparent und allen Mitarbeitenden bekannt sind.

Wer ist beteiligt?

Neben dem Mitarbeitenden, der die Reise dokumentiert und Belege für eine Kostenerstattung sammelt, betrifft die Reisekostenabrechnung meist drei weitere Parteien:

  • die Führungskraft zur Kontrolle des Reisebudgets,
  • das Rechnungswesen zur korrekten Verrechnung der Kosten sowie
  • die HR-Abteilung und / oder einen Entgeltdienstleister, die die Reisekostenabrechnung verarbeiten und die Auszahlung einleiten.

Welche sind die bekannten Herausforderungen der Reisekostenabrechnung?

Zettelwirtschaft und Kostenkontrolle: Meist gibt es für die Reisekostenabrechnung ein haptisches oder digitales Erstattungsformular, das für die Dokumentation genutzt wird. Damit einher geht aufgrund des Sammelns von Belegen eine “Zettelwirtschaft” mit einem administrativen Aufwand für den Reisenden und die genannten, weiteren Beteiligten im Reisekostenabrechnungs-Prozess, die obendrein die Einhaltung der Kostenvorgaben kontrollieren müssen.

Was schafft Abhilfe?

Der Trend geht – wie in vielen anderen Bereichen des (Geschäfts-)Lebens auch – zur Digitalisierung. Und damit: Papierkram, adé, um den Prozess für alle Beteiligten möglichst einfach, schnell, aber auch sicher zu gestalten. Der praktischste Weg geht dabei über mobile Endgeräte, weil Belege hier bereits während der Reise erfasst werden können.

Deshalb heißt die Lösung: Reisekostenabrechnung mit voya

Papierlos, digital, sicher und jederzeit verfügbar: Unternehmen & Dienstreisende profitieren gleichermaßen

Weil wir die oben beschriebenen Herausforderungen des althergebrachten Prozesses der Reisekostenabrechnung kennen, haben wir uns diesen gestellt und voya um das “Expense” Modul erweitert, das als logische Schlussfolgerung folgende Vorteile und Nutzen für alle Beteiligten bietet:

1. Volle Integration

Das Reisekostenmodul ist vollständig in die voya-Plattform integriert. Alle bereits bekannten Informationen des Reisenden und Unternehmens, wie Kostenvorgaben, werden somit automatisch in die Abrechnung übernommen.

2. Einfache Belegverwaltung

Ist eine Reise in voya angelegt, können alle angefallenen Kosten per Foto des Belegs ganz einfach mit ihr verknüpft werden. Des Weiteren können sämtliche, nicht reisebezogenen Auslagen ebenfalls über die App abgerechnet werden.

3. GoBD Prüfung

Jeder Beleg wird automatisch von Numiga, dem führenden Reisekosten-Spezialisten, ausgelesen und auf steuerliche Richtigkeit geprüft. Die manuelle Beleg-Verwaltung ist damit Vergangenheit. Jeder Beleg wird GoBD-konform erfasst und verarbeitet. Der voya-Reisekostenabrechnungsprozess ist somit papierlos, digital und rechtssicher.

4. Workflow und Reporting

Nach Eingabe aller Daten und der Belegdokumentation werden alle Daten von Numiga verarbeitet sowie digital archiviert. Daraufhin wird ein entsprechender Kosten-Report erstellt, der z.B. als PDF vom Reisenden aus der App an die Buchhaltung geschickt und vom Steuerberater verarbeitet werden kann. Alle Reports können als PDF jederzeit über die voya Plattform oder das Numiga Archiv abgerufen werden, z.B. für ein Audit.

Klingt gut – und vor allem einfach, oder? Ist es auch!

Das möchten Sie sich mal genauer anschauen und wissen, ob die voya Reisekostenabrechnung auch zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt? Verschaffen Sie sich selbst einen Eindruck.Gerne stellen wir die Reisekostenabrechnung in einem Online-Termin vor. Sie können sich einfach durch Klicken auf den Link einen Termin buchen oder eine E-Mail an support@voya.ai schreiben. Wir melden uns daraufhin umgehend zurück.

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