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  • Mo - Fr.: 7 - 22 Uhr
    Sa - So.: 9 - 18 Uhr
  • Mitarbeiter:

    280

    Reisende:

    120

    Reisevolumen pro Jahr:

    ca. €4,5m

    Abteilungen mit Reisen:

    Geschäftsführung / Berater

    Branche:

    Beratung

    Herausforderungen

      • Hohe Buchungsgebühren
      • Geringe Verwendung der OBE (Online-Buchungsplattform) und dadurch hohe Kosten für Telefonbuchungen
      • Reisende sind unzufrieden mit dem Service-Level der bisherigen Reiselösung. Zeit zwischen Anfrage und Angebot liegt häufig bei über 12 Stunden
      • Die bisherige Reiselösung ist nur ungenügend in die Reiskostenabrechnung eingebunden

    Lösung mit Voya

      • Alle Berater können selbstständig per Voya-Chat im Webbrowser oder auf dem Mobiltelefon ihre Reisen anfragen, buchen und umbuchen oder stornieren
      • Die Assistenz des Managements kann über die Web-Oberfläche Reisen für das Management anfragen und Buchen. Buchungen werden automatisch mit dem Voya-Account der Reisenden synchronisiert, so dass diese immer auf dem neuesten Stand sind und selbstständig Umbuchungen vornehmen können
      • Der Zeitaufwand für Anfrage und Buchung beschränkt sich auf weniger als eine Minute
      • Alle Buchungen werden für die Buchhaltung direkt einem Projekt zugeordnet und die Belege automatisch an das Reisekostenabrechnungstool gesendet

    Vorher

    Die Berater des Unternehmens sind auf höchste Flexibilität und Geschwindigkeit bei der Buchung und Umbuchung von Reisen zu Kunden angewiesen. Das vom bisherigen Reisebüro zur Verfügung gestellte Online-Buchungstool wird aufgrund der unübersichtlichen Benutzeroberfläche und nicht Verfügbarkeit auf mobilen Geräten nur sehr selten benutzt. Stattdessen Buchen die Berater häufig per Telefon zu hohen Kosten. Die Assistenz des Managements stellt ihre Anfragen per Email an das Reisebüro und wartet häufig mehrere Stunden auf ein Angebot. Dies ist insbesondere bei kurzfristigen Änderungen der Pläne des Reisenden schwierig.

    Nachher

    Alles Berater haben direkten Zugang zu Voya über den Chat auf ihrem Mobiltelefon oder Webbrowser und können so selbst noch aus dem Meeting kurzfristig per Textnachricht eine Reise umbuchen. Eine über die Assistenz gebuchte Reise wird automatisch mit dem Reisenden synchronisiert, so dass dieser stets alle aktuellen Reisepläne hat und diese auch selbstständig anpassen kann. Die Belege der Reisebuchung werden automatisch durch Voya in das bestehende Reisekostenabrechnungstool geladen.

    Thomas Lang

    “Ich fliege nun seit sechs Monaten mit Voya und brauche endlich nur noch eine Travel App. Danke euch!”

    Resultat

    Die Reisenden haben einen verlässlichen Rundumservice der Buchung und Umbuchung selbst von Komplexen Reisen in kürzester Zeit erlaubt. Voya berücksichtigt stets die persönlichen Präferenzen jedes Mitarbeiter, inklusive Check-In auf dem lieblingssitzplatz sowie natürlich alle bestehende Bonusprogramme und bereits verhandelte Raten. Die Assistenz kann sich wieder auf wichtige Dinge konzentrieren, da alle Reiseanfragen einfach an Voya weitergeleitet werden. Reisepläne werden automatisch mit allen Reisenden synchronisiert. Die Abrechnung von Flügen funktioniert über eine zentrale AirPlus-Kreditkarte die von Voya bei jeder Buchung berücksichtigt wird. Für alle Leistungen vor Ort benutzt der Reisende seine von der Firma ausgebeben AirPlus-MasterCard. Alle Belege über von Voya bezahlte Leistungen werden automatisch in das bestehende Reisekostenabrechnungssystem eingepflegt.
    Durch die geringeren Buchungsgebühren, den Zugang zu nicht öffentlichen Nettotarifen und die Zeitersparnisse der Mitarbeiter konnte das Unternehmen €200.000 und 2000 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen.

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